O welcome coffee é o pequeno momento gastronómico que recebe os convidados à chegada de uma reunião, conferência, formação ou apresentação. É curto, leve e cumpre uma função clara: dar tempo aos atrasados, aquecer o ambiente e abrir as conversas antes do evento começar oficialmente.
Neste guia, baseado em mais de 20 anos a servir empresas, faculdades e instituições em Lisboa, explicamos exactamente o que é um welcome coffee, o que inclui, quanto custa por pessoa e como decidir se é o formato certo para o seu evento.
O que é um welcome coffee?
Welcome coffee (ou "café de boas-vindas") é uma pausa gastronómica curta — tipicamente entre 15 e 30 minutos — servida no início de um evento. O objectivo não é alimentar, é receber. Inclui café, chá, sumos e uma pequena selecção de pastelaria, normalmente servidos em pé.
É diferente de um coffee break (que serve a meio do evento para repor energia) e de um brunch (que substitui uma refeição). Confundir os três é um dos erros mais comuns que vemos em empresas que organizam eventos pela primeira vez.
Quando faz sentido um welcome coffee?
- Kick-offs e apresentações internas com início pontual.
- Conferências e seminários matinais (8h30–9h30) onde os convidados chegam de forma escalonada.
- Lançamentos de produto com imprensa e parceiros.
- Reuniões com clientes externos onde se quer marcar uma boa primeira impressão.
- Defesas de tese e momentos académicos formais antes da sessão.
Para eventos com mais de 4 horas, recomendamos sempre acrescentar um coffee break a meio. O welcome coffee sozinho não chega para uma agenda longa.
Menu típico de um welcome coffee
O menu é deliberadamente simples e elegante. A regra que usamos: 1 a 2 itens doces + bebidas quentes e frias por pessoa. Não é suposto saciar.
- Café expresso e descafeinado (estação profissional, não termos).
- Selecção de chás (preto, verde, ervas).
- Sumo de laranja natural espremido na hora.
- Água mineral e água com gás.
- Pastéis de nata artesanais.
- Mini-croissants ou mini-tostas doces.
- Fruta cortada da época (opcional).
- Opção sem glúten e vegan a pedido.
Quanto custa um welcome coffee em Lisboa?
Os nossos welcome coffees começam em 7€/pessoa, com mínimo de 15 pessoas. O preço final depende do menu, do local de entrega e do número de convidados. Em média:
- Welcome coffee essencial (café, chá, sumo, pastéis de nata): 7–9€/pax.
- Welcome coffee premium (com mini-pastelaria variada e fruta): 10–13€/pax.
- Welcome coffee + estação de sumos detox: 12–15€/pax.
Inclui sempre material descartável de qualidade ou louça (consoante o pacote), montagem no local, acompanhamento por copeiro durante o serviço e levantamento.
Duração ideal
15 a 20 minutos antes da hora oficial de início é o sweet spot. Tempo suficiente para que os atrasados cheguem sem stress e para que se troquem cumprimentos antes da sessão. Mais de 30 minutos arrisca-se a baralhar a agenda.
Welcome coffee vs. coffee break: a diferença em 1 minuto
- Welcome coffee = início, leve, 15–20 min, 7–13€/pax.
- Coffee break = meio, salgado + doce, 20–30 min, 9–15€/pax.
- Brunch = substitui refeição, 60–90 min, 22–30€/pax.
Aprofundamos a comparação no nosso guia [Coffee break vs. welcome coffee vs. brunch](https://www.vaga-cultural.com/blog/coffee-break-vs-welcome-coffee-vs-brunch).
Caso prático: lançamento de produto, 50 convidados, Marquês de Pombal
Cliente: agência de comunicação. Evento: apresentação de produto às 10h00 com imprensa e parceiros. Recomendámos welcome coffee das 9h30 às 10h00 com café, chá, sumo natural, pastéis de nata, mini-croissants salgados e fruta. Total: 11€/pax. Resultado: agenda começou a horas, todos os convidados já estavam acomodados às 10h00.
FAQ
Qual o número mínimo para um welcome coffee?
15 pessoas. Para grupos menores, sugerimos contactar-nos para uma proposta personalizada.
Com que antecedência devo reservar?
Mínimo 7 dias úteis. Para eventos em datas-chave (Setembro, Novembro, Maio) recomendamos 3 a 4 semanas.
Têm opções vegan e sem glúten?
Sim, todos os menus podem ser adaptados a restrições alimentares sem custo adicional, desde que comunicadas no momento da reserva.
Servem em qualquer zona de Lisboa?
Sim — Lisboa cidade e Grande Lisboa (Oeiras, Cascais, Sintra, Loures, Odivelas, Amadora, Almada). Servimos regularmente em escritórios em Saldanha, Marquês, Avenidas Novas, Parque das Nações e na Universidade de Lisboa.
É possível incluir branding da empresa?
Sim, podemos personalizar guardanapos, fitas e elementos decorativos com cores e logótipo da sua empresa, mediante orçamento.
